Smart collaboration: la chiave per un ecosistema collaborativo
Oggi gli strumenti di collaboration, che siano piattaforme di messaggistica aziendale, condivisione documentale, project management o intranet evolute, sono diventati fondamentali per migliorare la produttività, la condivisione delle informazioni e l’efficienza dei processi interni e creare così un ecosistema collaborativo e virtuoso.
Tuttavia, la sola tecnologia senza un piano operativo di adozione non è sufficiente.
Per scegliere gli strumenti giusti, è essenziale partire da un’analisi chiara delle esigenze collaborative dell’organizzazione e definire obiettivi chiari.
Senza una visione di insieme, senza una cultura collaborativa ben radicata e senza obiettivi precisi, l’introduzione di strumenti di collaboration rischia di non portare benefici.
Di seguito vediamo un percorso pratico e graduale per implementare al meglio strumenti di collaboration in un’organizzazione.
Fase 1: definire gli obiettivi
Il primo passo è chiarire perché si vogliano introdurre strumenti di collaboration e quali siano gli obiettivi pratici che si vogliono perseguire.
Per iniziare ad implementare un ecosistema di collaboration, bisogna sapere esattamente cosa ci si aspetta.
Ogni iniziativa deve sostenere obiettivi operativi concreti, misurabili e condivisi.
Gli obiettivi iniziali possono essere di diversa natura.
Facciamo degli esempi:
- Ridurre le inefficienze e semplificare il processo commerciale, per passare più rapidamente dalla richiesta del cliente alla stipula del contratto.
- Migliorare la condivisione dei documenti e facilitare i processi decisionali che coinvolgono più persone nella loro redazione
- Rendere più trasparenti e tracciabili le attività e le responsabilità all’interno dei progetti, migliorando il coordinamento tra i team.
Assicurati che questi obiettivi siano formalizzati secondo il metodo SMART: Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti, e Temporizzati.
Quindi, nel primo esempio, l’obiettivo potrebbe essere: “Ridurre del 30% il carico operativo della segreteria sulla redazione dei contratti in 6 mesi”.
Oltre a definire gli obiettivi, è importante stabilire alcuni KPI (indicatori chiave di performance) al fine di misurare l’andamento del progetto di collaborazione e di indentificare eventuali aree di miglioramento.
Fase 2: mappatura dei processi.
Per raggiungere gli obiettivi definiti è importante per prima cosa mappare gli attuali processi.
Questa fase serve a:
- Individuare passaggi inutili o ridondanti
- Progettare ipotesi di flusso di lavoro più snelle
- Preparare i processi all’efficientamento attraverso strumenti digitali che favoriscano l’automazione delle attività ripetitive, la tracciabilità e il monitoraggio
Fase 3: Progettare la soluzione
Dopo aver definito obiettivi, esigenze e processi, andremo a progettare l’ecosistema di strumenti digitali utili all’implementazione e al raggiungimento degli obiettivi che abbiamo definito.
In questa fase andremo a scegliere gli strumenti di collaboration più adatti a coprire le esigenze.
Nella valutazione di questi strumenti, è utile tener presente:
- Capacità di coprire i bisogni mappati
- Scalabilità
- Facilità d’uso
- Costi di licenza e manutenzione affinché siano in linea con il budget aziendale
Fase 4: Definire un piano di implementazione
Per la messa a terra ci servirà un piano operativo chiaro che ci aiuti a definire:
- Le attività, i task e i tempi di implementazione, valutando eventualmente di procedere per fasi e per gradi
- Le persone e le funzioni aziendali da coinvolgere sin da subito
È sempre opportuno nel piano di implementazione che tutte le fasi, le responsabilità e le scadenze, siano condivise, ben tracciate, e monitorate.
Sarà utile ingaggiare le persone individuate attraverso riunioni di kick-off iniziali, creare gruppi di lavoro attorno al progetto interfunzionali, stendere un documento che comprenda il programma e le verifiche intermedie, nonché le modalità di monitoraggio e di test.
Fase 5: Implementare e personalizzare
Una volta scelti gli strumenti e definito un piano, si può procedere con l’implementazione, che parte dalla personalizzazione delle funzionalità sulla base dei bisogni e obiettivi individuati nelle prime fasi.
Durante lo sviluppo, si può scegliere di lavorare per “sprint”, così da ottenere feedback immediati e procedere alla correzione di bug in maniera rapida già prima di intraprendere fasi successive.
Una volta prodotta la soluzione, infine, si può scegliere di procedere all’integrazione con altri strumenti aziendali esistenti.
Fase 6: piano di adozione
Prima del rilascio ufficiale dell’ecosistema di collaborazione, è importante passare da una fase di coinvolgimento e comunicazione all’azienda che prepari il terreno al cambiamento e che possa essere un momento formativo al fine di far adottare al meglio la soluzione in modo graduale.
È fondamentale infatti che le persone non “subiscano” il cambiamento, ma ne siano parte attiva: possiamo creare “ambasciatori del cambiamento” che favoriscano il processo e che diventino punti di riferimento per i colleghi.
Comunicare in modo chiaro attraverso eventi interni e materiale informativo il rilascio dei nuovi strumenti è un’attività cruciale per la buona riuscita.
Fase 7: Monitoraggio continuo e miglioramento
Una volta che la soluzione è a regime, è essenziale:
- Monitorare i KPI definiti all’inizio
- Raccogliere feedback periodici
- Apportare eventuali ottimizzazioni
Questo approccio permette di mantenere alta l’attenzione sulle esigenze della propria azienda e di migliorare continuamente i processi aziendali.
IN CONCLUSIONE
L’implementazione di un ecosistema di collaborazione interna attraverso gli strumenti di collaboration, non riguarda solamente la tecnologia, ma è un percorso di crescita virtuosa che coinvolge persone, processi e cultura aziendale.
Un approccio strutturato, che abbia chiaro gli obiettivi e le esigenze reali e che sia supportato dalla formazione, consente di ottenere risultati concreti e duraturi: maggiore efficienza, più trasparenza, condivisione più veloce delle informazioni e, in generale, un ambiente di lavoro più produttivo, collaborativo e motivante.